הקורונה הובילה אותנו לחשוב אחרת, לתכנן אחרת וגם לחגוג בצורה שונה מכפי שדמיינו שנחגוג. אי אפשר לעצור את כל החגיגות אך אפשר לקיים אותם בצורה בטוחה, במרחב פתוח ואפילו בחצר הבית הפרטי או בוילה שכורה.
ארגון אירוע דורש קבלת החלטות רבות אך אם בעבר אפשר היה להסתמך על האולם שידאג לכל הציוד, האביזרים והתיאום בין אנשי המקצוע השונים. כאשר האירוע קטן, מצומצם ומתקיים במקום פרטי או בטבע, האחריות על כל אלה חלים על המארגנים ובמקרה הזה הם אתם. בתוך כל הדברים שתצטרכו לחשוב עליהם תדאגו גם לציוד מתאים. כדי לדעת איזה ציוד יכול לעמוד לרשותכם ומה חשוב לא לשכוח, פנינו לחברת סאונדשיין שמתמחה בתחום השכרת ציוד לאירועים.
הכנת השטח לאירוע
בתקופה שאנו נמצאים בה האירועים נראים אחרת. הם לא פחות טובים אלא שונים מכפי שהורגלנו אליהם והיום יכולה להיות לנו יותר אחריות בכל הנוגע להתארגנות המקום. בחירת השטח בו יתקיים האירוע חייבת להתאים למספר המוזמנים, לאפשר להם לחגוג במרחק בריא ולהתאים מבחינת תנועה. חשוב לבחור מקום שישר לפחות בחלקו, שאנשים יוכלו להגיע אליו מבחינת הגישה ויש לחשוב גם על חניה בסביבה.
בהנחה שכל התנאים קיימים, יש לבחון האם יש במקום חשמל או לחילופין לדאוג לגנרטור גדול מספיק שכל המכשירים הנדרשים יוכלו להתחבר אליו. בנוסף לכך יש לחשוב היכן האורחים ישבו ולדאוג לשולחנות אירוח, כיסאות נוחים אך מתקפלים שאפשר יהיה להביא למקום בקלות ולדאוג גם לפריטים הקטנים שיכול להיות שיהיה בהם צורך.
אם המקום חשוף מאד לשמש יש לדאוג לרשת צל או אוהלים יפים. כדאי לקשט את המקום עם מחצלות, פופים, פינות ישיבה נמוכות ולדאוג שיהיה מקום מסודר (וישר) לכיבוד. כדאי מאד להשאיר מקום לאזור ריקודים כאשר לא חובה לבנות במה מיוחדת אלא פשוט לדאוג שתהיה תחושה שזה המקום לרקוד בו. אם האירוע מתוכנן לשעות הערב חשוב מאד להתייחס לנושא התאורה וכמובן, חשוב שתהיה מערכת הגברה טובה ואם צריך אז גם מיקרופון.
הדברים שבאמת נחוצים לאירוע
אירועים קטנים יהיו פעמים רבות גם מצומצמים מבחינת התקציב. כדי להצליח לצמצם יש להכין רשימה של הדברים החשובים באמת ורשימה של הדברים שכבר קיימים במקום. אם האירוע מתקיים בחצר הבית יכול להיות שישנם רהיטים או אלמנטים שיכולים לצאת החוצה ובעזרתם ניתן לעצב את המרחב. שילוב עציצים, בדים, נרות ודומיהם יכול לשדרג את ההרגשה ולהפוך כל מקום למיוחד.
הדברים שאין להתפשר עליהם הוא כיסאות, שולחנות ומערכת הגברה. גם כאשר מדובר באירוע קטן מאד ניתן לשכור מספר מצומצם של כיסאות ושולחנות ואין כל צורך להתחייב להוצאה גדולה. בהתאם למזג האוויר הצפוי אפשר להוסיף מאווררים או מצננים כך שהאורחים ירגישו נינוחים. כדאי לעשות רשימה מסודרת של כל הציוד מבעוד מועד כדי להשוות מחירים ולקבל את הטובים ביותר.
במקרה של אירועים קטנים שמתקיימים במקומות שאינם "סטנדרטיים" כמו אולמות אירועים, חשוב להביא בחשבון את הסידור של המקום לפני ואחרי האירוח. כל הפעולות צריכות להיות קלות, פשוטות ולאפשר לכם להתרכז באירוע ובאורחים שלכם. לכן, הכיסאות מתקפלים בקלות, השולחנות יכולים להגיע עם מפות תואמות, התאורה וכל אביזר חשמלי אחר חייב להיות פשוט לחיבור וכמובן להבטיח יציבות בשטח או בחלל החיצוני. שלא כמו מנורות ביתיות, ציוד אירועים מיועד לעמידה בחוץ.
טיפים חשובים לארגון אירוע מוצלח
ארגון אירוע יכול להיות נושא חדש לרבים מהישראלים אשר מורגלים לאולמות וגני אירועים. לכן חשוב קודם כל להכין רשימה של מוזמנים, לדעת כמה אנשים אמורים להגיע ובהתאם ליצור רשימת ציוד שיידרש למקום. כדאי מאד לארגן את המקום יום לפני ואם צריך לקחת את הציוד גם יומיים לפני האירוע. כמו כן, מומלץ לקבוע שהחזרת הציוד תתבצע רק ביום שלמחרת ולדאוג לאחסן רק מוצרי חשמל או פריטים שיכולים להיפגע בשל חוסר השגחה.
כדאי לקשט את האזור עם פריטים קטנים ומיוחדים כמו עציצים, נרות, פסלונים קטנים אם יש לכם ואפילו עששיות. זכרו שהמקום לא אמור להיות עמוס בכלל אלא אנשים צריכים להסתובב בנינוחות במרחב ולכן כדאי גם ליצור אזור אחד לבופה וכמובן להשאיר מקום לרחבת ריקודים.
